一、总则

1.为规范学校档案的管理工作，完整、系统保护和利用学校档案，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》，结合本校的实际，特制定本制度。

2.学校档案，是指我校自筹建以来，在各种活动中形成的具有参考利用价值、保存备查的文字、图表、声像、电子档案等不同形式的历史记录。

二、管理体制和职责

（一）综合管理办公室是学校档案工作的主管部门， 指定专人负责学校档案的收集与管理工作，并对各部门的档案的收集整理归档工作进行督促、 协助和指导。

（二）档案管理工作的主要职责：

1.妥善保存和管理学校各类证照，按照学校《证照管理制度》，行使证照的管理职责。

2.对学校签订的各类重大协议、合同、备忘录等文件妥善保存，与文件交付人核对档案信息并予以登记建册。

3．建立档案使用管理工作流程，并按规定和流程行使管理职责。

4.对学校保管的档案材料进行系统的整理、编目、归档、使用。

三、管理范围

1.可行性研究、申请、批准，学校章程、战略决策。

2.学校领导的活动记录。

3.证照以及印鉴的管理。

4.领导班子构成及变更，学校内部机构及变更。

3.管理制度、各种统计报表。

4.资产管理、产权变动、清产核资。

5.属学校所有的知识产权和商业秘密及其管理。

6.学校信用管理，形象宣传。

7.商务合同正本及与合同有关的补充材料，有关的资信调查等。

8.相关法律方面合同或协议等文件。

归档的文件材料主要包括纸质、照片及底片、实物、电子文档、电子图片、音频视频文件等各种载体形式。

四、归档时间要求

（一）外购设备仪器的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。

（二）员工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后一周内及时归档。

（三）电子文档归档应与纸质文件归档时间一致。

（四）下列文件材料应即时归档：

1.变更、修改、补充的文件材料；

2.内部机构变动和员工聘用、员工离职时留在部门或个人手中的文件材料；

3学校与其他公司、组织、个人签订的合同，纸质合同原件及电子版同时归档。

4.其他临时活动中形成的文件材料。

五、归档材料的规范化要求

1.归档的文件材料应为原件。因故无原件的，可用具有凭证作用的文件材料的复印件归档。文件材料归档后不得更改。

2.具有永久、定期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档。归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求。

3.归档的文件材料一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。反映同一内容而形式不同的文件材料应保持其一致性。

六、档案的借阅

利用档案必须遵守以下规定：

1.考虑到单一性及安全性，档案原件原则上不予外借，仅提供电子版或复印件。借阅档案（含电子版和复印件）必须履行登记手续，归还的档案要进行检查、清点，并在登记薄上注销。

2.档案借阅人，不得泄密、涂改、拆散、转借复印和携带档案外出。

3.借阅的档案用完后，一般当日归还，特殊情况不得超过一周。

4.凡借阅的档案、文件一律不得私自复印。